一、 基本事项
1. 展览会名称或展览项目名称(全称、简称、中文、外文)
2. 展览日期
3. 开馆时间
4. 会场地点
5. 会场使用日期
6. 展览内容
7. 展览性质(贸易、批发、零售、宣传、招商等)
8. 观众性质和入场方式
9. 展出者数
10. 展出目的
11. 展出内容
12. 展出面积、展出规模(参展公司数等)
13. 主办者
14. 协办者、赞助者、支持者
15. 承办者
(该概要主要供有关领导和部门掌握，并可以做宣传基本资料)
二、 总体安排
1. 成立筹备组，筹备人员分工
2. 制定工作方案
3. 制定工作日程
4. 制定费用预算
5. 确定合作者，商量分工、落实方案、签订协议
6. 召开筹备人员会议
三、 设计实施
1. 设计
(1) 确定设计整体要求、风格、标志、色调等
(2) 选择或委托设计人员或设计公司并交代设计要求
(3) 进行场地和施工设计：平面设计、单元设计、施工设计、道具设计
(4) 宣传设计：广告、海报、资料、资料袋、信封、信纸等
(5) 特殊设计：大门、装饰、问讯台等
(6) 内部审查、外部(展览会等)审查
(7) 修改设计
(8) 向参展公司提出设计施工方面的要求
2. 施工：选择、委托施工公司(索报价、洽谈、签约)，安排、监督施工
3. 会场
(1) 确定面积
(2) 索资料和图纸(规定、图纸、申请表、合同等)
(3) 选择场地、租用场地
(4) 基本设施：地面、负荷、照明、电、水、气、空调、消防、扩音设备、仓库、办公室、会议室等
(5) 需要注意的事项：通道宽度、紧急出口、禁止明火、禁烟、限高等
(6) 展期的展场管理、保卫、清扫
4. 展台
(1) 基本设施：尺寸、用料、地面覆盖物、地毯、框、架、板、司标板、照明、桌、椅、废纸篓等
(2) 租用设施：展柜、展架、模型、模特儿、衣架、灯具、花草等
(3) 其他服务：电、水、气等
5. 办公室、接待室、备餐室、休息室
(1) 家具：沙发、茶几、办公桌、椅、备餐桌等
(2) 用具：电话、传真、复印机、打字机、电脑、冰箱、烧水器、炉、茶具、咖啡具等
6. 道具运输，包括去程和回程：道具装箱、制作清册等
7. 施工安排
(1) 特殊道具制作：文图、大门、问讯台等
(2) 现场施工，包括搭建、展品布置和拆除：日期、时间、人员、监督、交接
(3) 展出期间展台维护
四、 展品运输
1. 参展公司
(1) 招展，宣传、寄发申请表
(2) 确认申请，召开展出者筹备会议，发或寄有关资料：展览会概况、联系地址、工作日程、运输安排、设计要求、行政安排等
2. 展品
(1) 公司安排的展品、模型(种类、范围、数量等)
(2) 统一征集、调转、采购的展品
(3) 装箱前测试将操作演示的展品
(4) 准备或要求准备展品说明包括技术数据说明、文图说明
(5) 安排或要求安排包装
(6) 大型展品比如机械设备运抵展台后安排组装调整
3. 运输
(1)
安排运输日程：展品集中日期，办理单证，展品陆运发运日期，展品海运发运日期，办理通关和保税手续，展品运至展台时间，空箱储存、回运，回运展品、道具时间，办理结关、回运手续，回运发运日期
(2) 选择运输公司和代理：索报价、比价、谈判、签约
(3) 集中展品、理货
(4) 租船：船名、船期
(5) 装箱：集装箱或木套箱，落实箱源
(6) 安排装车、装船
(7) 国外运输安排：通关、运至展台、开箱清点、空箱存放和回运、结关、安排回程运输
(8) 回国运输安排：结关、港口至仓库运输、分运、开箱清点交接
4. 有关手续及单证：参展者办理，组织者审核、汇总
(1) 作清册(15份)，内容包括展品、免费样品、宣传品、接待品、赠送品、工具等
(2) 做货载衡量单 (8份)，参展者办，组织者汇总
(3) 办出口许可证，注意一般许可或特别许可
(4) 做类别单
(5) 出具报关函、出口报关单
(6) 办运输保险
(7) 办商检证(参展者办)
(8) 办普惠制证明
(9) 办原产地证明或领事认证(组织者办)
(10) 出具免征港务费函、包装情况表，发委托装船通知书
(11) 做装箱单
(12) 装车、船后索提单
五、 宣传广告
1. 宣传文字
2. 基本资料
(1) 展览概要(单页)
(2) 展览指南：公司介绍(名称、地址)、展出内容、产品介绍、展台号等，平面图、会场地图、导向图、询问地址等
(3) 信封、信纸
